Neignorujte 83 % nákladů na tisk!

Neignorujte

Ekonomická nestabilita posledních let přiměla firmy provětrat většinu rozpočtových zákoutí. I přesto existují náklady, které jsou skryté a často podceňované. Jedním z nich jsou náklady na tisk a kopírování.Když se zeptáte kteréhokoli finančního manažera, kolik jeho společnost stojí provoz vozového parku, bude vám schopen říct velmi přesné číslo.

Když se však zeptáte stejného člověka na náklady na tisk, nedostanete buď žádnou odpověď, nebo se dozvíte maximálně výši útrat za tonery a inkousty. Ačkoli tyto náklady nejsou zanedbatelné, podle studie agentury Gartner Research představují pouhých 17 % celkových nákladů na vlastnictví (TCO) tiskových parků. Kde je tedy ten zbytek?

Než odpovíme na tuto otázku, bylo by dobré udělat si přesnější představu o výši celkových nákladů na tisk. Možná si říkáte, že se z hlediska celkových čísel firmy bavíme o drobných. To je ale velký omyl. Místo toho, aby se snažili řídit celkové náklady na vlastnictví tiskových parků, pořádá většina manažerů chrtí zápasy, pardon, výběrová řízení na dodavatele spotřebního materiálu a o změně rozhodují na základě rozdílu v ceně v řádech desítek korun. Přitom jim uniká, že celkové náklady na vlastnictví tiskových parků jsou mnohem komplexnější a dosahují 1–3 % ročního obratu (ano, obratu!) společnosti. To je údaj, na kterém se shodují výzkumné agentury Gartner Research a InfoTrends. Agentura IDC dospěla k rozmezí 1–5 % ročního obratu.

Co tedy tvoří náklady na tisk? Položky lze rozdělit na tzv. přímé a nepřímé náklady. Pro zjednodušení si můžeme přímé náklady definovat jako ty, které vám dodavatelé vyúčtují formou faktury, z níž bude patrné, že souvisí s tiskem. Nepřímé náklady jsou pak ty, na které nechodí samostatné faktury odkazující se na tisk. Jsou ale relevantní a na celkových nákladech na vlastnictví tiskových parků mají podle některých studií dokonce vyšší podíl než ty přímé. Přesto o jejich existenci a výši nemá většina firem ponětí.

Přímé náklady na tisk – kde je opravdu problém?

Při nákupu tiskárny zapomeňte na pořizovací cenu!

Hlavními položkami přímých nákladů na tisk jsou pořizovací cena tiskárny či kopírky a cena spotřebního materiálu. V malých firmách se často hledí více na pořizovací cenu tiskáren než na jejich provozní náklady, které jsou však po dobu životnosti stroje někdy i mnohonásobně vyšší než jeho nákupní cena. Ve velkých firmách bývá naopak problém s výrazně překročenou a nadbytečnou kapacitou tisku, která celkové náklady zvyšuje. Firmy například nakupují A3 multifunkční tiskárny, aniž by měly představu o tom, kolik A3 výtisků reálně pořizují. Rozmístění tiskáren je často spíše výsledkem organického vývoje než strategického rozmístění tiskových zařízení za účelem minimalizace nákladů. Jen hrstka organizací svá rozhodnutí o výběru tiskového zařízení zakládá na porovnání celkových přímých nákladů (náklady na stroj a veškeré provozní náklady za dobu životnosti stroje), natož pak na základě rozhodnutí o celkových nákladech na vlastnictví (přímé a nepřímé náklady). Jednoduché řešení Pull Print s ověřením prostřednictvím kódu PIN je již ve většině ovladačů tiskáren.

Některé opravy se vyplatí jen „opravářům“. Vám ne!

 
Dalším přímým nákladem jsou náklady na údržbu a opravy zařízení. U těch je už jednoznačně možné konstatovat, že je drtivá většina společností nemá pod kontrolou. Jen málokterá společnost dokáže vyčíslit náklady na servis tiskových zařízení a zpravidla vůbec nemá představu o tom, jestli byly tyto náklady vynaloženy účelně. Servis se tak často stává doslova zlatým dolem servisních organizací, které těží z neznalosti a neochoty administrátorů, office manažerů a dalších lidí na zodpovědných pozicích řešit oprávněnost oprav. Jakkoli to zní tvrdě, tito pracovníci jsou v 90 % případů závislí na „odborném“ posudku servisního technika. Některé IT pracovníky by sice toto konstatování mohlo poněkud rozpálit, ale kdo z nich dokáže správně posoudit, zda je výměna zapékací jednotky (cena od 2 000 do 20 000 Kč) opravdu nutná, nebo zda by se problém dal vyřešit opravou zapékací jednotky? Často se stává, že vás servis tiskárny či kopírky stojí i několikanásobek její pořizovací ceny.

Snižujte náklady na papír rovnou o desítky procent

 
Do stejné kategorie patří také papír. Pomineme-li fakt, že firmy většinou nemají žádné relevantní srovnání toho, kolik papíru nakoupily a kolik ho skutečně potiskly, největší promarněnou příležitostí v tomto ohledu je oboustranný tisk. Firmy buď oboustranný tisk neřeší vůbec, nebo svým zaměstnancům oboustranný tisk jen čas od času doporučí. Přitom existuje řada způsobů, jak vhodným nastavením tiskového parku a za použití softwarových nástrojů snížit právě duplexním tiskem objem spotřebovaného papíru až o desítky procent. Postačí k tomu buď obyčejné výchozí nastavení tiskových ovladačů na oboustranný tisk, vytvoření a intuitivní pojmenování tiskových front pro oboustranný tisk nebo nasazení sofistikovaného řešení typu rule-based printing (tisk na základě předdefinovaných pravidel) či náhledového wizardu, který uživatelům pomůže jednoduše naskládat více stránek na jeden list, nastavit správně tisk do brožury (například HP PrintView) i eliminovat tisk některých stránek (například GreenPrint).
 
Pokračování tohoto článku věnované něpřímým nákladům najde v článku – Pozor na skryté výdaje.
 
Potřebujete poradit nebo pomoci s čímkoli, co se týká tisku? Neváhejte se obrátit na naše Zákaznické centrum na čísle 800 131 484. Jsme specialisté na zajištění kancelářského tisku. Více informací najdete na www.printpartners.cz.
 
 
Reklamy

Zanechat odpověď

Vyplňte detaily níže nebo klikněte na ikonu pro přihlášení:

Logo WordPress.com

Komentujete pomocí vašeho WordPress.com účtu. Odhlásit /  Změnit )

Google photo

Komentujete pomocí vašeho Google účtu. Odhlásit /  Změnit )

Twitter picture

Komentujete pomocí vašeho Twitter účtu. Odhlásit /  Změnit )

Facebook photo

Komentujete pomocí vašeho Facebook účtu. Odhlásit /  Změnit )

Připojování k %s