Co je a co není optimalizace tiskového parku?

Co_je_optimalizace

Cílem optimalizace tiskového prostředí by mělo být dosažení nižších celkových nákladů na vlastnictví, nebo chcete-li na provoz tiskového parku. Takové snížení nákladů však musí zahrnovat jak přímé, tak nepřímé náklady. A v tom je právě kámen úrazu. „Optimalizace“ totiž příliš často slouží jako prodejní nástroj výrobců tiskových technologií. Analýza tiskového prostředí, kterou vypracuje takový dodavatel, výrobce nebo jeho jednobarevný partner, totiž nutně sleduje převážně jeden hlavní záměr – umístit k zákazníkovi danou značku tiskových technologií. Bohužel ne vždy sleduje zcela zájmy zákazníka a ne vždy vede ke snížení obou typů nákladů.

Nestranná analýza si zaslouží investici

Na rozdíl od západní Evropy je u nás jen málo finančních a ekonomických manažerů ochotno zaplatit za kvalitní nestrannou analýzu tiskového prostředí konzultační firmě, která by se dále nepodílela na jakékoli realizaci navrženého tiskového řešení. Obvykle se naopak snaží propojit optimalizaci s výběrovým řízením na dodavatele tiskového HW a služeb a spoléhají se na odborné znalosti svého IT personálu. Bohužel nejjednodušší cesta k výhře ve výběrovém řízení nevede přes nejlepší, ale přes nejlevnější řešení. To, co je na papíře a co je z pohledu přímých nákladů nejlevnější, ale vůbec nemusí být finančně nejvýhodnější, pokud se podíváte na celkové náklady v horizontu tří, čtyř či pěti let. Nestranná analýza a návrh tiskového řešení přitom může ušetřit desítky procent provozních nákladů, o investičních ani nemluvě.

Optimalizace tiskového prostředí tedy není:

  • výměna jedné značky tiskových technologií za druhou,
  • obnova tiskových zařízení bez ucelené koncepce,
  • prostá redukce tiskových zařízení,
  • snížení přímých nákladů (stroje, tonery, cena stránky…) na úkor nepřímých (čas uživatelů, správa tiskového prostředí, finanční náklady).

Požadovaný efekt přinesou 4 S

Kvalitní analýza tiskového prostředí a návrh jeho optimalizace či přímo návrh zcela nového tiskového řešení musí sledovat zájmy zákazníka a měla by přinést 4 S:

Správný počet
správných zařízení
správně umístěných
správně používaných.

Správný počet není minimální počet, ale takový počet, který je přiměřený tiskovým potřebám organizace a zároveň zbytečně nekomplikuje správu tiskového parku. Konzultant tento parametr vyhodnocuje podle míry využití (utilizace) jednotlivých tiskových zařízení, míry centralizovanosti, tedy počtu uživatelů na jedno tiskové prostředí, a vzdálenosti klíčových uživatelů od daného tiskového zařízení.

Správná zařízení správně umístěná odpovídají svou kapacitou a funkčností potřebám daného pracoviště, s přihlédnutím k zařízením dostupným v přiměřené vzdálenosti, a dokážou tiskovou potřebu daného pracoviště zajistit za co nejnižší cenu za stránku (CPP).

Správně používaná zařízení jsou výsledkem informovaných, k ekonomickému tisku vedených pracovníků a kvalitního nastavení a správy tiskového parku. Není to o značce tiskového prostředí, ani o starých a nových tiskárnách a kopírkách.

Vážně to dokážete sami?

Při vší úctě a respektu ke znalostem a schopnostem IT odborníků, je to hodně naivní představa. Prase sice taky dokáže naporcovat každý, kdo má zdravé ruce a ostré nože, přesto asi nebudeme polemizovat o tom, že řezníky potřebujeme. Ředitelé firem sice globálně rozumí fungování firmy, ale v daňových otázkách se poradí s daňovými poradci a smlouvy si nechají zkontrolovat právníky. V rámci oboru IT technologií jsou IT pracovníci především generalisty, kteří dokážou porozumět, koordinovat a směrovat úzce specializované odborníky, ať už se jedná o databázové specialisty, programátory, specialisty na firemní sítě a nebo právě specialisty na tiskové technologie. Kvalitní optimalizace tiskového prostředí vyžaduje orientaci ve velkém množství technologií, softwarové nástroje pro sběr dat z tiskáren, správné pochopení ekonomických aspektů souvisejících s tiskem, softwarové nástroje pro modelování různých optimalizačních scénářů a jejich interpretaci do ekonomických analýz.

IT manažeři jsou vedle ekonomických manažerů těmi, kteří by měli být schopni interpretovat výsledky optimalizační analýzy a aplikovat je. Navíc by měli zodpovídat za to, že jsou navržená optimalizační opatření kompatibilní s ostatními technologiemi ve firmě. Neměli by ale být těmi, od kterých se očekává, že vytvoří stejně kvalitní návrh optimalizace tiskového prostředí hned při své první (druhé, třetí, čtvrté) takové zkušenosti jako konzultant, který se touto prací živí a má pro ni odbornou kvalifikaci, nástroje a hlavně zkušenosti.

Potřebujete poradit nebo pomoci s čímkoli, co se týká tisku? Neváhejte se obrátit na naše Zákaznické centrum na čísle 800 131 484. Jsme specialisté na zajištění kancelářského tisku. Více informací najdete na www.printpartners.cz.

Zanechat odpověď

Vyplňte detaily níže nebo klikněte na ikonu pro přihlášení:

Logo WordPress.com

Komentujete pomocí vašeho WordPress.com účtu. Odhlásit /  Změnit )

Google photo

Komentujete pomocí vašeho Google účtu. Odhlásit /  Změnit )

Twitter picture

Komentujete pomocí vašeho Twitter účtu. Odhlásit /  Změnit )

Facebook photo

Komentujete pomocí vašeho Facebook účtu. Odhlásit /  Změnit )

Připojování k %s