Chytrý software vás zbaví zbytečných tisků a ušetří i další náklady

Chytry_software2Snad v každé firmě či organizaci, která se ještě hlouběji nezabývala svými náklady na tisk, lze najít u větších tiskáren a kopírek pro pracovní skupiny potištěné papíry, ke kterým se nikdo nehlásí. Tak už zkrátka my, lidé pracující v kancelářích, fungujeme. Když objevíme na Internetu zajímavý článek k problematice, kterou právě řešíme, pošleme ho na tiskárnu. Než však stihneme pro výtisk dojít, zazvoní telefon a odvede naši pozornost úplně jinam. Na vytištěný materiál zapomeneme. Bude se povalovat ve výstupním podavači tiskárny do doby, dokud ho někdo nepřesune na nejbližší odkládací plochu. Zhruba tak nějak vznikají ony zbytečně potištěné hromádky papíru. Řešením tohoto nešvaru je technologie pull (anglicky vytáhnout) printingu. Nejde o nic jiného než o pozdržení výtisku na tiskovém serveru nebo v tiskárně do doby, než k tiskárně fyzicky dojdeme, autentifikujeme se kartou nebo kódem PIN a vybereme ty výtisky, které opravdu chceme vytisknout.

Adresování nákladů zdrojům

Další přidanou hodnotou této tiskové architektury je zabezpečení výtisků před neoprávněným použitím a samozřejmě tzv. „job accounting“, tedy zaúčtování nákladů na tisk konkrétnímu uživateli nebo pracovní skupině. V České republice je asi nejznámějším tiskovým řešením tohoto typu SafeQ společnosti YSoft. Řešení SafeQ se nejvíce používá na tiskových technologiích Konica Minolta, Xerox a Ricoh. Standardem pro multifunkční tiskárny od společnosti HP je pak dánské řešení SafeCom. A nabízí se i další – MyQ společnosti Janus vyrobené primárně pro stroje Kyocera Mita, ale velmi dobře kompatibilní i s dalšími technologiemi, Papercut, Ringdale atd. Jejich funkčnost je s oblíbeným SafeQ srovnatelná, v některých případech však mohou nabídnout příznivější vstupní náklady.

Pravidla tisku – nižší náklady

Vyšší verze zmiňovaných softwarových tiskových řešení pak také nabízejí například rule based printing, tedy tisk řízený předdefinovanými pravidly. Díky nim je možné vynutit ekonomický tisk bez aktivní účasti uživatele, například černobílý tisk z určitých aplikací, duplexní tisk, tisk specifických úloh na předdefinovaná zařízení a podobně. Kreditní systémy pak mohou vhodně pomoci řídit náklady například ve vzdělávacích institucích nebo tam, kde tisk využívají dočasní pracovníci. Jednoduše přidělíte určitému uživateli kredit, při jehož vyčerpání již bez dalšího schválení neutratí za tisk ani korunu navíc.

Informovanost se vyplatí

Mají-li uživatelé šetřit na tisku, musí to být jednoduché, srozumitelné a ve výchozím nastavení.

Poskytovatelé služeb Managed Print Services by měli v rámci tiskového řešení definovat ve spolupráci s IT oddělením zákazníka tzv. firemní tiskovou politiku a zavést ji do praxe. Jedná se o soubor opatření pro zajištění ekonomického tisku – konkrétní nastavení samotných zařízení a tiskových front pro administrátory a dále jednoduché návody či instrukce pro správné využití tiskového parku uživateli. V nich by se měli uživatelé především dovědět, jak správně směrovat své výtisky podle jejich charakteru, jak nastavit tiskový ovladač, jak použít funkce typu follow me (tedy vyzvednutí výtisku na libovolné právě dostupné tiskárně) a jak použít skenovací funkce multifunkčních tiskáren, případně pokročilé metody řízeného oběhu dokumentů.

Poznejte své technologie

Nasazení tiskového řešení vyžaduje kvalitní proškolení uživatelů. Zkušenosti ukazují, že uživatelé mají tendenci se takovému proškolení vyhnout, pak se ale často dostávající do situací, se kterými si neví rady, a hledají problém tam, kde není – v samotných tiskových technologiích. Uživatele je vhodné školit na konkrétních aplikacích v dané organizaci a poskytnout jim následnou podporu. Většina uživatelů je celkem rozumná, a pokud vědí, jak tiskové technologie použít a není pro ně zbytečně komplikované je používat ekonomicky, budou šetřit spolu s vámi.

Potřebujete poradit nebo pomoci s čímkoli, co se týká tisku? Neváhejte se obrátit na naše Zákaznické centrum na čísle 800 131 484. Jsme specialisté na zajištění kancelářského tisku. Více informací najdete na www.printpartners.cz.

Reklamy

Zanechat odpověď

Vyplňte detaily níže nebo klikněte na ikonu pro přihlášení:

Logo WordPress.com

Komentujete pomocí vašeho WordPress.com účtu. Odhlásit /  Změnit )

Google photo

Komentujete pomocí vašeho Google účtu. Odhlásit /  Změnit )

Twitter picture

Komentujete pomocí vašeho Twitter účtu. Odhlásit /  Změnit )

Facebook photo

Komentujete pomocí vašeho Facebook účtu. Odhlásit /  Změnit )

Připojování k %s