Steven Swift o službách MPS v Evropě: Ušetřete na nákladech a zvedněte produktivitu vaší organizace

SS_1Poskytovatelé služeb Managed Print Services tvrdí, že dokážou snížit vaše náklady na kancelářský tisk a kopírování o 30 %. To pro typickou organizaci se 100 zaměstnanci znamená úsporu 15 000 eur za rok. Je to opravdu možné, nebo to má nějaký háček? Je to něco, co by vaše společnost měla zvážit? Možná si myslíte, že služby MPS jsou jen pro velké podniky, ale nehodí se také pro středně velké a menší organizace?

V tomto článku se pokusím demystifikovat služby MPS, vysvětlit, co to je, jaké jsou potenciální výhody a jak využít jejich možností pro vaši organizaci. Nejdříve mi ale dovolte položit jednu otázku. Víte, kolik tiskáren vaše společnost vlastní a kolik utratíte za tisk a správu dokumentů? Nezávislé audity u široké škály organizací v mnoha evropských zemích ukázaly, že většina neví, a ti, kteří si myslí, že ví, jsou překvapeni, když jsou jim předložena přesná čísla. Téměř vždy totiž odhadují výrazně nižší počet tiskáren a nižší částky, které vynakládají.

Bylo zjištěno, že organizace, které neadaptovaly služby MPS, mají v průměru jednu tiskárnu na každé tři zaměstnance a za tisk utratí průměrně asi 500 eur za 1 rok. Možnosti tiskového parku nejsou většinou plně využity a zároveň absence jasné strategie a infrastruktury způsobuje, že služby poskytované uživatelům jsou často nedostačující. Takže nejenže náklady jsou vyšší, než je nutné, ale i produktivita zaměstnanců trpí.

Proč většina organizací neví, kolik utratí za tisk, a proč tomu nevěnuje větší pozornost? Existuje mnoho důvodů, ale tím hlavním je především fakt, že zodpovědnost za tisk je zpravidla rozdělena mezi mnoho různých lidí v organizaci, a na tisk se tradičně pohlíží jako na funkci s nízkou prioritou. Změny v technologiích a pracovních procesech v posledních letech, zejména splývání tisku a kopírování, však vytvořily možnosti zefektivnit správu dokumentů a tím snížit náklady a zvýšit produktivitu zaměstnanců.

Služba MPS je jednoduše proces, který vám umožní získat přehled a spravovat celkovou produkci dokumentů ve vaší společnosti. Běžně to začíná vyhodnocením a zprůhledněním současného stavu a nákladů, následují návrhy na optimalizaci tiskového parku s cílem snížit náklady upravením počtu a typu zařízení, zvýšit produktivitu zjednodušením infrastruktury a poskytovat lepší uživatelskou podporu.

Ve většině případů organizace svěří tuto odpovědnost externímu expertovi na tisk, ale existují společnosti, které si to organizují samy. Jakmile je dosaženo základní optimalizace tisku, jsou zde další možnosti, jak využít výhody zavedení nástrojů pro správu tisku, například funkce follow-me, která činí tisk pohodlnějším pro uživatele a která redukuje objem zbytečného tisku. V evropských organizacích zmiňovaných výše byla průměrná úspora 34 % a počet používaných tiskáren se u nich snížil téměř o 70 %. Výhody ale výrazně přesahují pouhé úspory na přímých nákladech.

Zefektivnění a zjednodušení tiskové infrastruktury obvykle zvýší spolehlivost a dobu provozuschopnosti zařízení, a tím zajistí lepší zákaznický servis a produktivitu. Není tedy překvapující, že služby MPS velmi rychle rostou a jsou na dobré cestě k tomu, aby se staly standardním způsobem nákupu kancelářského tisku.

SS_2Další výhody služby MPS přinášejí pro oddělení IT, která obvykle zajišťují podporu tiskáren. Nezávislé výzkumy ukázaly, že něco mezi 10 až 20 % hovorů do centra podpory IT tvoří dotazy týkající se tisku. Při implementaci služeb MPS počet těchto hovorů klesá a navíc jsou vyřizovány poskytovatelem služeb, čímž se uvolní průměrně 10 % času zaměstnanců IT, kteří se mohou soustředit na důležitější úkoly. Dobrý poskytovatel služeb MPS nejen optimalizuje tiskový park, ale také soustavně poskytuje podporu pro zajištění kompletní průhlednosti a kontroly, a identifikuje další příležitosti pro zlepšování podle toho, jak se mění potřeby uživatelů a jak se vyvíjejí nové technologie. A toto může zahrnovat více než produkci dokumentů. Způsob, jakým se dokumenty tisknou, často poskytuje náhled do souvisejícího pracovního toku, a to může pomoci identifikovat další a ještě významnější možnosti pro zdokonalení, například zlepšení efektivity pracovních procesů a odstranění zbytečného tisku.

Teď si možná říkáte, že služby MPS zní jako řešení pro velké a sofistikované organizace, ale ne pro vás. Je pravda, že když služby MPS před více než deseti lety začínaly, byly adaptovány většinou velkými společnostmi. Ale obrovský rozvoj šíře sortimentu a funkcionality softwarových nástrojů pro správu tiskáren pomohl zjednodušit a automatizovat procesy, takže služby MPS mohou být efektivně implementovány do středních a malých společností. Což jsou v současnosti také místa, kde se v Evropě odehrává nejrychlejší růst.

SS_3A to mě přivádí k poslednímu bodu, tedy k zodpovězení otázky, ke komu jít pro nabídku služeb MPS. Všichni hlavní a známí výrobci tiskáren a zařízení MFP mají velmi profesionální programy služeb MPS. Ale nejrychlejší růst, především pro středně velké a menší firmy, se odehrává u nezávislých poskytovatelů služeb MPS. Ti totiž mají podstatnou výhodu v tom, že většinu svých výnosů získávají za služby, které poskytují uživatelům, a jsou méně závislí na prodeji přístrojů a spotřebního materiálu. To znamená, že mohou zaujmout nezávislé a někdy nákladově efektivnější stanovisko a například využít některá ze stávajících zařízení zákazníka od různých výrobců, místo aby se snažili nahradit je vlastními přístroji.

Potřebujete poradit nebo pomoci s čímkoli, co se týká tisku? Neváhejte se obrátit na naše Zákaznické centrum na čísle 800 131 484. Jsme specialisté na zajištění kancelářského tisku. Více informací najdete na www.printpartners.cz.

Zanechat odpověď

Vyplňte detaily níže nebo klikněte na ikonu pro přihlášení:

Logo WordPress.com

Komentujete pomocí vašeho WordPress.com účtu. Odhlásit /  Změnit )

Google photo

Komentujete pomocí vašeho Google účtu. Odhlásit /  Změnit )

Twitter picture

Komentujete pomocí vašeho Twitter účtu. Odhlásit /  Změnit )

Facebook photo

Komentujete pomocí vašeho Facebook účtu. Odhlásit /  Změnit )

Připojování k %s