Zavedení pravidla 4S Optimalizace® znamená úsporu až 30 % i efektivní tisk

Výstřižek

OPTIMALIZACE tiskového prostředí – JE-LI PROVEDENA SPRÁVNĚ, MŮŽE OPTIMALIZACE TISKOVÉHO PROSTŘEDÍ UŠETŘIT AŽ 30 % NÁKLADŮ NA TISK

K líčem je ovšem porozumění tomu, co znamená správně provedena. Hezky to vystihl IT manažer jednoho výrobního podniku. Našemu konzultantovi na návrh optimalizace tiskového parku odpověděl, že od něj zřejmě budeme chtít, aby kvůli úspoře pár haléřů na stránce zaměstnanci běhali s deštníkem v dešti na dvůr k jedné tiskárně společné pro celou firmu. Vycházel přitom z předešlé zkušenosti s „optimalizací“, která zaměstnance přiměla běhat pro výtisky z jednoho patra do druhého. Logický krok další optimalizace si tedy neuměl představit jinak než právě takto.

Tento zákazník má zkušenost s typickou optimalizací vedenou výrobcem nebo jeho jednobarevným dealerem. Taková optimalizace spíše než zájem zákazníka sleduje zájem výrobce tiskových technologií umístit nová multifunkční zařízení i tam, kde ve skutečnosti nejsou potřeba, a zdůvodnit to nižší cenou vytištěné stránky. Bohužel se tak často děje na úkor navýšení celkových nákladů na tvorbu dokumentů a ke značné nespokojenosti uživatelů tiskového řešení. Takové optimalizace mají následující společné znaky: 1. Úspor je dosahováno drastickou centralizací tisku, či chcete-li náhradou většího počtu tiskáren minimálním množstvím multifunkčních zařízení. 2. Optimalizace obvykle končí náhradou jedné značky tiskových technologií jinou. 3. Tyto optimalizace obvykle realizují výrobci nebo jednobarevní dodavatelé tiskových technologií. Přestože na racionalizaci množství tiskáren záleží a unifikace tiskového prostředí zjednodušuje jeho správu i používání, měli byste k těmto výhodám přistupovat s náležitou obezřetností.

Optimalizace totiž není centralizace! Nejdražší nákladovou položkou většiny organizací jsou náklady na lidské zdroje. Proto nemusí být rozumné snížit cenu stránky o pár haléřů za cenu toho, že vám budou lidé stát frontu na výtisky a z print roomu se stane firemní kavárna. Optimalizace také nemá sloužit jako prodejní nástroj výrobce tiskových technologií k tomu, aby se zbavil takových zařízení v prostředí zákazníka, o které se neumí starat (rozuměj, do kterých nemůže dodávat své spotřební materiály a servisní služby).

JAK TEDY SPRÁVNĚ OPTIMALIZOVAT

Jak by tedy správná optimalizace tiskového prostředí měla vypadat? Měla by splňovat pravidlo 4S. To znamená, že tiskové řešení by mělo obsahovat správné množství správných tiskáren, které jsou správně umístěny a správně používány. A nyní, jak v tomto kontextu chápat, co je správné?

SPRÁVNÉ množství tiskových zařízení

je velmi individuální pro každou organizaci, a dokonce pro každé jednotlivé pracoviště. Zatímco pro
společnost zabývající se vývojem softwaru nebo tvorbou webových prezentací bude dostačující jedno multifunkční zařízení pro 10 až 15 uživatelů, společnosti poskytující služby na přepážkách vyžadují na těchto pracovištích 1 tiskové zařízení na přepážkového pracovníka, protože to má obrovský dopad na jeho produktivitu. Dalším faktorem určujícím správné množství tiskáren je prostředí zákazníka. Jinak se provádí centralizace v moderních budovách s halovými kancelářemi než v historických budovách s menšími kancelářemi, kde bude sdílení tiskového zařízení více pracovníky složitější.

Při posuzování oprávněnosti požadavků na osobní tiskárnu nebo tiskárnu pro malou pracovní skupinu je potřeba k těmto požadavkům přistupovat s nadhledem. Většina uživatelů má totiž s ohledem na své pohodlí a zřejmě i proto, že si přeje co možná nejmenší kontrolu obsahu tištěných dokumentů, tendenci nadhodnocovat své potřeby tisku. Rozumné množství uživatelů na tiskové zařízení začíná na základě našich zkušeností na počtu 5 uživatelů na jedno tiskové zařízení. Je však nutné nepřistupovat k tomu paušálně, ale vždy se zajímat o konkrétní procesy, při kterých je tisk na daných pracovištích potřebný.

SPRÁVNÉ tiskové zařízení

je takové, které splňuje nejen požadavky daného pracoviště na funkčnost stroje, ale také odpovídá měsíční doporučenou kapacitou tisku kvantitě tištěných dokumentů. Tak představuje řešení tisku za nejnižší celkové přímé náklady zahrnující pořizovací hodnotu HW a SW nebo pronájem těchto položek a provozní náklady (spotřební materiály, servis a údržba). Bohužel až příliš často nasazují horliví prodejci HW, především výrobci tiskových zařízení a jejich jednobarevní dealeři, kanóny na komáry. Stroje určené pro měsíční zatížení zhruba 15 000–20 000 stránek se objevují na pracovištích s potřebou tisku 5 000–8 000 stránek. Tyto stroje mají sice pěknou cenu za stránku, ale pokud si do ní propočítáte také náklady na pořízení stroje, náhle bude z původního cenového trháku značný cenový propadák. Tento problém se nejčastěji objevuje u velkých mezinárodních firem, kde je vlastník firmy poněkud nejasný a rozhodně dosti vzdálený a na oddělení nákupu vědí, jak dobře srovnat v tabulce ceny tiskového HW více dodavatelů, nikoli však co tvoří celkové náklady na vlastnictví tiskového parku.

Je dobré se tedy orientovat podle doporučeného zatížení stroje výrobce. Nemusí to být jednoduché,
protože výrobci nás o tomto důležitém parametru neinformují vždy srozumitelně. To ale neznamená, že optimální objem tisku pro dané zařízení neexistuje. Právě naopak. Každý tiskový stroj má své ekonomické nasazení. Doma si také patrně na vaše dvě kávy denně nepořídíte přístroj na espresso určený pro kavárnu jen proto, že prodejce by raději prodal větší zařízení!

Ale pozor, funguje to i opačně. Nasadíte-li příliš malé tiskové zařízení, možná vás pochválí ve firmě
za to, že jste neutratili moc peněz, ale raději se nechlubte cenou za stránku.

SPRÁVNĚ umístěné

je zařízení tehdy, když je optimálně a ekonomicky vytíženo, viz výše, a neexistuje-li pro něj ještě lepší uplatnění v dané organizaci. Na tomto místě se budeme soustředit totiž hlavně na ta zařízení, která už máte. Pokud byste totiž rok starý stroj, který ještě stále odepisujete a který je určený pro tisk zhruba 15 000 stránek měsíčně, přesunuli z pracoviště s potřebou tisku 9 000 stránek na pracoviště s potřebou tisku 13 000 stránek, snížili byste okamžitě náklady na tisk jedné strany. Vyprázdněný prostor pak můžete zaplnit vhodnějším strojem pro objem tisku zhruba do 10 000 stránek za měsíc. Toto bude patrně lepší strategie, než ponechat původní stroj kde byl, a na pracoviště s potřebou tisku 13 000 stránek koupit další stroj s doporučenou kapacitou 15 000 stránek. Nemuselo by to tak být, pokud by úspora na ceně stránky na robustnějším stroji vyvážila vyšší investici. To je však nutné velmi pečlivě zvážit a kvalitní analýza tiskového prostředí musí tuto úvahu zahrnovat.

SPRÁVNÉ použití tiskového parku

znamená především efektivní použití. Tedy takové, které vede ke kvalitnímu naplnění tiskové potřeby s vynaložením nejnižšího možného nákladu. K čemu je firmám ideální tiskové řešení, když ho potom uživatelé správně nepoužívají? Problém je v tom, že drtivou většinu uživatelů ekonomičnost tisku vůbec, ale vůbec nezajímá. Další část uživatelů prostě neumí tiskové řešení používat efektivně. Začíná to u toho, že mají problém vytisknout z programu Excel pouze požadované buňky, a končí to u předčasné výměny toneru po zobrazení zprávy „Toner low“ na displeji, i když je v kazetě ještě nezanedbatelné množství již zaplaceného toneru. Evergreenem jsou pochopitelně zbytečné jednostranné výtisky, nevyzvednuté výtisky povalující se na tiskárnách, zbytečný barevný tisk, o soukromých výtiscích ani nemluvě.

Jak tedy přimět uživatele k efektivnímu tisku? V praxi se osvědčuje:

  • Vypracování firemní tiskové politiky, tj. dokumentu shrnujícího informace, jak tiskový park nastavit, používat a případně spravovat nejefektivněji.
  • Kvalitní zaškolení uživatelů při nasazení nového tiskového řešení.
  • Zjednodušený, schematický manuál šitý na míru potřeb uživatelů, ideálně pevně umístěný v blízkosti tiskového zařízení.
  • Adresování – zviditelnění nákladů na tisk jednotlivých uživatelů nebo minimálně oddělení.
  • Kvalitní nastavení předvoleb tisku na nejekonomičtější hodnoty (monochrom, duplex,…).
  • Různé tiskové fronty pro různé potřeby směrované klidně na jeden stroj (barevný tisk, duplexní tisk,…).
  • Softwarem řízený tisk podle pravidel (rule-based printing), který například automaticky zajistí, že všechny výtisky z programu Outlook budou černobílé a poskládané po dvou stránkách na každou stranu listu (tedy celkem 4 stránky na list), že po 19.00 hodině lze tisknout jen černobíle nebo že každý výtisk obsahující 20 a více barevných stránek bude přesměrován na centrální tiskárnu, ať už byl poslán kamkoli a uživatel je o tom informován zprávou na obrazovce.

Dobré zvládnutí výše uvedeného ale není obvyklé, pokud je tiskové řešení v rukou IT pracovníků, kteří mají plno práce s důležitějšími nebo zajímavějšími projekty, než je tisk. Ve skutečnosti jsou tyto metody účinně aplikovány, jen pokud je tiskové řešení realizováno a provozováno formou služby Managed Print Services externím dodavatelem.

Potřebujete poradit nebo pomoci s čímkoli, co se týká tisku? Neváhejte se obrátit na naše Zákaznické centrum na čísle 800 131 484. Jsme specialisté na zajištění kancelářského tisku. Více informací najdete na www.printpartners.cz.

Zanechat odpověď

Vyplňte detaily níže nebo klikněte na ikonu pro přihlášení:

Logo WordPress.com

Komentujete pomocí vašeho WordPress.com účtu. Odhlásit /  Změnit )

Google photo

Komentujete pomocí vašeho Google účtu. Odhlásit /  Změnit )

Twitter picture

Komentujete pomocí vašeho Twitter účtu. Odhlásit /  Změnit )

Facebook photo

Komentujete pomocí vašeho Facebook účtu. Odhlásit /  Změnit )

Připojování k %s