Jak má probíhat optimalizace tiskového prostředí a kdo by ji měl dělat?

Kvalitní optimalizaci tiskového prostředí by měla předcházet jeho excelentní znalost. Doporučeným postupem je tedy spíše přenechat stávající tiskový park do správy dodavateli, který se jeho správou dobře seznámí s potřebami zákazníka, a teprve pak přistupovat k optimalizaci.

Když už optimalizaci provádí někdo jiný než současný dodavatel, provozovatel tiskového parku, je důležité provést kvalitní analýzu stávajícího stavu. Ta bude hodnotná, jen pokud bude nezávislá na potřebě umístit stroje určité konkrétní značky, jak bylo vysvětleno výše. Ideálně by ji tedy měl provést nezávislý konzultant, který je živ právě z konzultací, nikoli z dodávek tiskových řešení. Jenže takové abyste lupou hledali! Je tedy možné si analýzu objednat i u realizátorů tiskových řešení například s tím, že za analýzu zaplatíte, ovšem pokud se rozhodnete řešení realizovat, bude vám cena konzultace refundována. Mělo by se opět ideálně jednat o dodavatele nezávislého na jedné značce.

Kvalitní analýza má svá pravidla

Dnes nabízejí mnohé společnosti realizaci analýzy a návrhu tiskového řešení zdarma. Pokud je to služba pro existující zákazníky, dává to smysl. Pokud je to služba pro nové zákazníky, je nutné se zabývat kvalitou takové analýzy a návrhu optimalizace. Jedná se totiž o poměrně časově náročný proces, který ne každý konzultant zrealizuje zodpovědně s vědomím, že za něj pravděpodobně nikdy nedostane zaplaceno.

Samotný proces analýzy a návrhu optimalizovaného tiskového prostředí si budeme ilustrovat na postupech konzultantů společnosti Print Partners. Schéma postupu vypadá takto:
Dobre_rady-jak_na_to

Nejprve je nutné ujasnit si, co je záměrem analýzy, a získat pro něj podporu na všech klíčových místech organizace, zejména pak u vedení společnosti. Jinak budou všichni účastníci projektu mrhat svým časem. Následně probíhá sběr dat pomocí SW nástroje pro monitoring tiskových parků, případně dvěma manuálními odečty počitadel. Konzultant musí také shromáždit veškeré podklady ohledně stávajících nákladů tiskového parku.

Zásadní součástí kvalitní analýzy a také faktorem, podle kterého lze poznat, jak moc to myslí konzultant s kvalitní radou vážně, je místní šetření. Provádí se proto, aby konzultant dobře poznal fyzické prostředí zákazníka, měl možnost shromáždit požadavky a pozorování uživatelů, zhodnotil technický stav používaných technologií a udělal si informovanou představu o reálných možnostech racionalizace tiskového prostředí zákazníka.

Následně by měl mít konzultant dostatek informací, aby mohl vyhotovit ekonomickou analýzu
stávajícího tiskového prostředí a mohl připravit zprávu o stavu tiskového parku a jeho nákladech pro zákazníka. Ta je základem debaty o strategii dokumentového řešení, která musí respektovat limity dané zadavatelem a přitom naplnit hlavní cíl optimalizace defi novaný v bodě 1. Podle této základní strategie pak konzultační tým připraví vlastní návrh optimalizovaného tiskového řešení.

ZÁKLADNÍMI PRINCIPY OPTIMALIZACE PŘITOM JE:

  • snížení celkového CPP (náklady na tisk jedné stránky) celé organizace
  • maximální využití stávající techniky
  • dodržení veškerých odsouhlasených limitů zadavatele
  • jasné srovnání TCO (Total Cost of Ownership) stávajícícho a navrhovaného tiskového řešení

Navržené tiskové řešení zahrnující HW, SW a služby je popsáno v podrobné zprávě a prezentováno zákazníkovi. Obvykle projekt ještě upraví na základě zpětné vazby všech klíčových osob na straně zákazníka. Pokud projekt naplnil očekávání a je-li od začátku s klientem koncipován tak, že zahrnuje i realizaci navržené optimalizace, přijde na řadu smluvní zajištění realizace tiskového řešení a jeho následujícího provozu a vlastní implementace. Ta vždy zahrnuje přípravu fi remní tiskové politiky, školení administrátorů a uživatelů. Dle konkrétní dohody a v závislosti na míře nasazení nových technologií může také zahrnovat zkušební provoz, akceptační testy a podporu uživatelů na pracovišti při přechodu na nové tiskové prostředí.

Spolehněte se na odborníky

Ačkoli jsme národ odkojený na dodělání si Škodovek třídy 105 až 120 doma a také národ kutilů a chatařů, optimalizace tiskového prostředí je jednou z oblastí, kde se vyplatí svěřit práci odborníkům. Protože ruku na srdce, páni IT manažeři, kolik takových optimalizací jste již realizovali? Žádnou, jednu, dvě, tři? A jaké nástroje a metodiku pro monitoring tisku, analýzu nákladů a výběr nejvhodnějších HW a SW technologií máte?

Čeho se vyvarovat

Určitě spojování optimalizace s výběrovým řízením. Výběrové řízení se vyhrává nejnižší cenou. Platí přitom, že mnoho dodavatelů se v nich řídí heslem „slibem neurazíš“. Výběrové řízení v oblasti tisku se málokdy dá vyhrát nejlepším projektem. Pokud je srovnání dodavatelů potřebné, doporučujeme vypracovat optimalizační projekt a teprve následně tendrovat technologie a služby.

Hodně zdaru ve vašich optimalizačních projektech!

Potřebujete poradit nebo pomoci s čímkoli, co se týká tisku? Neváhejte se obrátit na naše Zákaznické centrum na čísle 800 131 484. Jsme specialisté na zajištění kancelářského tisku.

Reklamy

Zanechat odpověď

Vyplňte detaily níže nebo klikněte na ikonu pro přihlášení:

Logo WordPress.com

Komentujete pomocí vašeho WordPress.com účtu. Odhlásit /  Změnit )

Google+ photo

Komentujete pomocí vašeho Google+ účtu. Odhlásit /  Změnit )

Twitter picture

Komentujete pomocí vašeho Twitter účtu. Odhlásit /  Změnit )

Facebook photo

Komentujete pomocí vašeho Facebook účtu. Odhlásit /  Změnit )

Připojování k %s